Z życia miasta 16/10/2024 / 0 Komentarzy

Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe

 

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2024/Bon na cyfryzację

 

Suwałki, 16.10.2024r.

 

IT-SERVICE AGENCJA INTERAKTYWNA JADWIGA SUDNIKOWSKA

ul. Tadeusza Kościuszki 75

16-400 Suwałki

NIP: 8441031471

e-mail: reklama@suwalki.info

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/2024/Bon na cyfryzację

 

  1. ZAMAWIAJĄCY

IT-SERVICE AGENCJA INTERAKTYWNA JADWIGA SUDNIKOWSKA

ul. Tadeusza Kościuszki 75

16-400 Suwałki

NIP: 8441031471

 

  1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

Kod i nazwa CPV:

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

48451000-4 Pakiety oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa

48780000-9 Pakiety oprogramowania do zarządzania systemem, przechowywaniem i zawartością

30200000-1: Urządzenia komputerowe

31700000-3: Urządzenia elektroniczne, elektromechaniczne i elektrotechniczne

80500000-9: Usługi szkoleniowe

72263000-6: Usługi wdrażania oprogramowania 

 

 

Przedmiotem zamówienia jest innowacyjne, szyte na miarę zintegrowane rozwiązanie do automatyzacji procesów – dostawa oprogramowania, wdrożenie, sprzęt oraz szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa dla skutecznej ochrony danych przetwarzanych w systemie, w szczególności danych osobowych zgodnie z ustawą RODO.

 

  1. Oprogramowanie (WNiP) do automatyzacji procesów: 

Oprogramowanie dedykowane wykonane na zamówienie, wykorzystujące sztuczną inteligencje, oraz mechanizmy wymiany danych (HUB) przeniesie do przestrzeni wirtualnej i zautomatyzuje następujące procesy:

- proces zarządzania treścią portalu – w chwili obecnej portal opiera się o dwa różne systemy zarządzania treścią z które wymagają znajomości wiedzy programistycznej w celu poprawnego dodania żądanej treści. Proces zostanie zautomatyzowany poprzez system dedykowanych opracowanych formularzy oraz integracji pośrednich i bezpośrednich wraz z możliwością importu poprzez ustandaryzowane pliki wymiany danych lub widoki baz danych lub mikroserwisy.

- proces zarządzania ogłoszeniami – w chwili obecnej proces odbywa się poprzez korespondencję mailową lub cykl spotkań. System musi posiadać zaimplementowany mechanizm generowania ogłoszeń przy pomocy AI pobierając dane z ustandaryzowanej formatki lub linku z możliwością wysłania do uzupełnienia przez klienta która później zostanie zaczytana do sytemu. Konieczne jest także udostępnienie możliwej współpracy ze sztuczną inteligencją oraz mechanizmem OCR. Mechanizm OCR może zostać zaimplementowany jako integracja z usługą zewnętrzną w celu uzyskania jak najlepszej jakości danych.  

- proces zarządzania artykułami – w chwili obecnej proces jest obsługiwany przez korespondencję mailową, cykl spotkań lub telefonicznie. Oprogramowanie musi posiadać zaimplementowany mechanizm generowania artykułów przy pomocy AI pobierając dane z ustandaryzowanej formatki lub linku z możliwością wysłania do uzupełnienia przez klienta która później zostanie zaczytana do sytemu. Konieczne jest także udostępnienie możliwej współpracy ze sztuczną inteligencją oraz mechanizmem OCR. Mechanizm OCR może zostać zaimplementowany jako integracja z usługą zewnętrzną w celu uzyskania jak najlepszej jakości danych.  Oprogramowanie będzie dawać także możliwość importu gotowych danych od klienta do czasopism cyfrowych lub portalu.

- proces transferu danych pomiędzy klientami i pracownikami – na chwilę obecną wymiana plików i informacji następuje poprzez korespondencję mailową, pamięć flash, czy też wydruk jednak jest to nieustandaryzowane i czasochłonne, a przy tym potrafi wygenerować nieporozumienia bezwładność oraz duże koszty. Oprogramowanie stanie się swojego rodzaju dedykowanym repozytorium dokumentów generowanych w dużej części automatycznie połączonych ze zleceniem oraz wewnętrznym chatem.

- proces importu danych – proces będzie realizowany za pomocą integratorów z oprogramowaniem obecnie używanym przez wydawcę i operatora portalu (min. CMS, Drupal oraz Wordpress), zarówno w zakresie artykułów jak i ogłoszeń.

Metodologia wytworzenia oprogramowania:

Niezbędne jest aby innowacyjne oprogramowanie dedykowane tworzone było za pomocą wdrożonej metodologii zwinnej Agile z zachowaniem przyrostowości oprogramowania. Niedopuszczalna jest oddanie oprogramowania bez akceptacji poszczególnych sprintów będących jednocześnie modułami oprogramowania.

System powinien być podzielony na następujące dedykowane moduły o określonych funkcjonalnościach:

  1. Backend wykonany wg następujących założeń.
      1. Dedykowany moduł zarządzania ogłoszeniami – niezbędne pełne zarządzanie ogłoszeniami zarówno poprzez formularze wewnętrzne, możliwość wysłania linków dla klienta do uzupełnienia, takie ogłoszenie powinno otrzymać status do edycji i zatwierdzenia, możliwość integracji ze sztuczną inteligencją do czytania maili np.: LangChain, import z pliku wcześniej wypełnionego.
      2. Moduł zarządzania artykułami – niezbędne pełne zarządzanie artykułami zarówno poprzez formularze wewnętrzne, możliwość wysłania linków dla klienta do uzupełnienia, takie ogłoszenie powinno otrzymać status do edycji i zatwierdzenia, możliwość integracji ze sztuczną inteligencją do czytania maili np.: LangChain, import z pliku wcześniej wypełnionego.
      3. Moduł zarządzania reklamami - niezbędne pełne zarządzanie artykułami zarówno poprzez formularze wewnętrzne, możliwość wysłania linków dla klienta do uzupełnienia, takie ogłoszenie powinno otrzymać status do edycji i zatwierdzenia, możliwość integracji ze sztuczną inteligencją do czytania maili np.: LangChain, import z pliku wcześniej wypełnionego.
      4. Moduł integracji z mediami społecznościowymi – integracja z Facebookiem oraz Instagramem poprzez dostarczone przez nich API na podstawie wpisanych poświadczeń, analiza wysyłanych danych poprzez sztuczną inteligencję 
      5. Moduł integracji kolejnych portali informacyjnych – możliwość integracji z kolejnymi portalami informacyjnymi i zarządzanie ich treścią z poziomu wdrożonego oprogramowania. Hub wymiany danych z ustalonymi dedykowanymi standardami ich wymiany.
      6. Moduł standaryzacji danych wejściowych – moduł pozwalający na wysyłanie do klienta formularzy które doprowadzą przez późniejszą interpretację i dodawanie przez AI do zatwierdzenia przez człowieka artykułu  lub ogłoszenia.
      7. Moduł zarządzania użytkownikami i poświadczeniami – moduł musi posiadać możliwość przyznawania dostępów do założonych funkcjonalności na poziomie całego modułu. Niewymagane jest przyznawanie funkcjonalności do konkretnych funkcji oprogramowania.
      8. Moduł integracji SEM/SEO – odpowiadający za ustandaryzowane prezentowanie treści przyjazne dla przeglądarek indeksujących, moduł będzie posiadał możliwość korzystania z zewnętrznej usługi AI.
      9. Moduł komunikacji z klientem – zintegrowaany z modułem AI wraz z wykorzystaniem interpretacji treści i kategoryzacją informacji np. przez silnik LangChain
      10. Dedykowany moduł komunikacji wewnętrznej pozwalający na wewnętrzną wymianę informacji pomiędzy pracownikami wraz z repozytorium danych.

 

  1. Frontend
      1. Moduł komunikacyjny zapewniający stały kontakt z klientem – możliwość wysyłki danych do klienta oraz zwrotnie.
      2. Moduł prezentacji ogłoszeń – konieczność prezentacji ogłoszenia w określonym z góry responsywnym formacie kompatybilnym z obowiązującymi przeglądarkami.
      3. Moduł prezentacji artykułów - konieczność prezentacji artykułu w określonym z góry responsywnym formacie kompatybilnym z obowiązującymi przeglądarkami.

a

  1. Wdrożenie oprogramowania wymienionego w p1.

Usługa wdrożenia musi zostać przeprowadzona wg następującego schematu:

  1. Zebranie danych startowych koniecznych do implementacji

Zostaną przeprowadzone spotkania na których ustalony zostanie ostateczny kształt formularzy niezbędnych do wdrożenia oraz miejsca wykorzystania danych zintegrowanych z obecnymi systemami publikacyjnymi. Dodatkowo przeanalizowane do implementacji zostaną szczegółowo procesy i obieg dokumentów w celu zaimplementowania na start we wdrożonym oprogramowaniu. Ustalone zostaną także metody wdrożeniowe zebranych danych startowych oraz stworzona zostanie dokumentacja zawierająca „Use Case”

 

  1. Zaimplementowanie zebranych danych startowych i produkcja oprogramowania właściwego

Zostanie wyprodukowane oprogramowanie dedykowane i zaimplementowane zostaną dane startowe.

 

  1. Instalacja oprogramowania

Instalacja oprogramowania na wskazanych przez zamawiającego adekwatnych do zaproponowanej technologii serwerach.

 

  1. Testy funkcjonalne

Testy funkcjonalne przeprowadzone zostaną wraz z zamawiającym. Raport z testów zostanie przekazany zamawiającemu. Funkcjonalności zostaną potwierdzone protokołem spełnienia założonych funkcji.

 

  1. Przeniesienie danych

Działanie dotyczy przeniesienia danych z obecnie używanego w firmie oprogramowania serwisu WWW do zakupionego oprogramowania.

 

  1. Szkolenia pracowników z zakresu obsługi oprogramowania

Przeszkolenie pracowników zamawiającego z zakresu obsługi i wskazania funkcjonalności oprogramowania. Szkolenie odbyć się musi w siedzibie zamawiającego, która znajduje się na terenie województwa podlaskiego i musi być podzielone na dwa panele, każdy o długości dwóch dni (8 godzin każdy dzień), oddalonych od siebie o co najmniej tydzień.

 

  1. Odbiór systemu

Po skutecznym wdrożeniu i przeszkoleniu zostanie podpisany protokół odbioru bez uwag który będzie stanowił podstawę rozliczenia końcowego. 

 

  1. Sprzęt specjalistyczny
  1. 1 szt. - System sieciowy archiwizacji danych: interfejs ETH (RJ45), w komplecie dedykowana aplikacja do archiwizacji danych, urządzenie zawiera fizyczne 4 dyski po minimum 2TB każdy, urządzenie powinno obsługiwać protokoły AFP, FTP, urządzenie powinno posiadać dedykowany interfejs WWW pozwalający na konfigurację urządzenia
  2. 1 szt. – Urządzenie sieciowe o dużej przepustowości AP: standard Wi-Fi 6 (802.11a/b/g/n/ac/ax), częstotliwości pracy 2,4GHz oraz 5GHz, Prędkość transmisji co najmniej 5373 Mbps, maksymalna ilość obsługiwanych klientów 300 szt., interfejs LAN 10/100/1000 Mb/s, Zasilanie PoE

 

  1. Szkolenie z zakresu cyberbezpieczeństwa niezbędne do wdrożenia oprogramowania obejmujące swoją tematyką następujące zakresy:
  • Cyberbezpieczeństwo, a bezpieczeństwo informacji.
  • Atrybuty bezpieczeństwa informacji.
  • Statystyki dotyczące cyberprzestępczości.
  • Metodologia działania hakerów.
  • Wszystko o malware, czyli złośliwym oprogramowaniu w kontekście możliwości ingerencji w dane przechowywane we wdrożonym oprogramowaniu, a w szczególności dane objęte RODO.
  • Wirusy, Robaki, Koń trojański, a możliwe działanie w zakresie wdrożonego oprogramowania na końcówkach oraz serwerze.
  • Ransomware, Spyware, Scareware, Phishing, Phishing mailowy, Smishing – a zagrożenia związane z użytkowaniem oprogramowania.
  • Atak 0day, czyli atak dnia zerowego i odporność wdrożonego oprogramowania.
  • Program antywirusowy, konieczność czy dodatek w kontekście przetwarzania danych w zakupionym i wdrożonym oprogramowaniu.
  • Zapora sieciowa (Firewall), a działanie oprogramowania w sieci.

 

 W wymiarze 3 dni po 6h dla 2 osób w formie stacjonarnej w siedzibie zamawiającego.

 

  1. Kryteria dopuszczające

Oferent powinien dysponować kadrą w postaci:

Project Manager -  posiadającą  kompetencję w zakresie zarządzania projektami w technikach zwinnych potwierdzone certyfikatem AgilePM oraz kompetencję w zakresie wdrażania projektów IT w postaci certyfikatu DevOPS. 

 

  1. Kryteria oceny oferty

Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów.

Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Kryterium jest całkowita cena ofertowa netto. Waga kryterium 100% (100 pkt).

 

  1. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty

Ostateczna liczba punktów (P) będzie liczona na podstawie wzoru:

P=(Cn/Co) x 100 pkt gdzie:

 

P – liczba punktów ocenianej oferty

Cn – najniższa zaoferowana całkowita cena ofertowa netto, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

Co – całkowita cena ofertowa netto w ofercie ocenianej.

Wynik zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku.

Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

 

 

  1. Termin składania ofert

Termin składania ofert, nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia; czyli 24.10.2024 roku do godz. 0:01.

Oferta powinna być ważna nie krócej niż 90 dni od daty złożenia.

Termin realizacji zamówienia nie może być dłuższy niż 12 miesięcy, ale nie dłużej niż do 31 grudnia 2025 r.

 

  1. Warunki udziału w postępowaniu:

 

Zamówienie nie może być udzielone podmiotowi, wobec którego zachodzi konflikt interesów, tj. powiązanego osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,

pełnomocnika,

  1. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający zobowiązuje Oferenta do złożenia oświadczenia, iż prowadzi działalność gospodarczą bądź posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiada faktyczną zdolność do wykonania zamówienia, w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia. Dodatkowo Oferent jest zobowiązany do przedstawienia kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem certyfikatów osoby, która jest w jego dyspozycji i spełnia założone kryterium dopuszczające.

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający następujące warunki:

a) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

b) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o zapisy zawarte w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

  1. Sposób złożenia oferty:

Oferta musi być napisana w języku polskim i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz.

Oferta winna zawierać:

  1. Formularz ofertowy wg załączonego wzoru,
  2. Upoważnienie do podpisania oferty, o ile upoważnienie nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS lub CEIDG).
  3. Kserokopie wymaganych certyfikatów osób będących w dyspozycji Oferenta poświadczone za zgodność z oryginałem.

Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać pisemnie, tj. osobiście lub drogą pocztową: w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 2 Bon na cyfryzację” na adres: IT-SERVICE AGENCJA INTERAKTYWNA JADWIGA SUDNIKOWSKA

ul. Tadeusza Kościuszki 75, 16-400 Suwałki lub adres e-mail: reklama@suwalki.info

 

 

Termin składania ofert, nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych (bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dniu upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy z upływem ostatniego dnia– termin składania ofert mija 24.10.2024 roku do godz. 0:01.

W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową, liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego na adres: IT-SERVICE AGENCJA INTERAKTYWNA JADWIGA SUDNIKOWSKA

ul. Tadeusza Kościuszki 75, 16-400 Suwałki

Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i zgodna z opisem przedmiotu zamówienia.

Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.

Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych.

Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

Oferent może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe.

 

  1. WYBÓR OFERTY I REALIZACJA PRZEDMIOTU UMOWY

 

Termin związania ofertą wynosi 90 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert.

Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający poinformuje Oferenta, którego ofertę wybrano, o terminie podpisania umowy. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

Od prowadzonego postępowania nie przysługują Oferentom środki ochrony prawnej (protest, odwołanie, skarga) określone odpowiednio w przepisach ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie. Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

Niniejsze zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego :

https://www.suwalki.info

Osobą do kontaktu z Wykonawcami jest:

Robert Sudnikowski , tel. + 48 602 552 971 , e-mail: reklama@suwalki.info

 

 

  1. WARUNKI ISTOTNYCH ZMIAN UMOWY ZAWARTEJ W WYNIKU PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA.

 

1. Udzielenia zamówienia wymaga podpisania umowy pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą.

2. Nie przewiduje się możliwości wydłużenia terminu realizacji umowy.

 

 

  1. Załącznik nr 1: Formularz oferty

 

 

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 2/2024/Bon na cyfryzację

 

FORMULARZ OFERTY

 

……………………………..

Miejscowość, data

 

  1. Nazwa i adres oferenta oraz dane rejestrowe, w tym NIP:

…………………………………

…………………………………

…………………………………

 

  1. Imię i nazwisko oraz telefon i e-mail osoby wyznaczonej do kontaktów:

…………………………………

…………………………………

…………………………………

 

  1. Wartość oferty dla
    1. części II p.1:

Cena netto               ……………………………………………………………..

VAT                            ……………………………………………………………..

Cena brutto              …………………………………………………………….

    1. części II p.2:

Cena netto               ……………………………………………………………..

VAT                            ……………………………………………………………..

Cena brutto              …………………………………………………………….

    1. części II p.3:

Cena netto               ……………………………………………………………..

VAT                            ……………………………………………………………..

Cena brutto              …………………………………………………………….

    1. części II p.4:

Cena netto               ……………………………………………………………..

VAT                            ……………………………………………………………..

Cena brutto              …………………………………………………………….

 

Cena łączna netto    ……………………………………………………………

VAT łącznie                ……………………………………………………………

Cena łączna brutto  ……………………………………………………………

 

  1. Ważność oferty: Oferta ważna 90 dni. 

 

Oświadczenia:

  1. Oświadczam, iż zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego nr 1/2024/Bon na cyfryzację i nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty.
  2. Oświadczam, iż reprezentuję podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie dostaw bądź usług objętych zapytaniem ofertowym oraz posiadam faktyczną zdolność do wykonania tego zamówienia, w tym między innymi dysponuje prawami, potencjałem technicznym i osobowym koniecznym do wykonania tego zamówienia.
  3. Oświadczam, że nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru a Oferentem, polegające w szczególności na:

- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

- posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,

- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

 

……………………………………… dnia …………………………

 

 

..……………………………………………………..

Czytelny podpis uprawnionego przedstawiciela Oferenta oraz pieczęć firmowa

Dodaj komentarz

O formatach tekstu