Możliwość wprowadzenia w suwalskim Ratuszu tzw. systemu kolejkowego rozważają władze miasta. Nie będzie natomiast stanowisk wyposażonych w interkomy.
O wprowadzenie w Urzędzie Miasta w Suwałkach tzw. systemu kolejkowego oraz wyposażenia stanowisk, gdzie realizowana jest obsługa interesantów w interkomy, wnioskował Jarosław Kowalewski z Prawa i Sprawiedliwości. - Zastosowanie urządzeń systemu kolejkowego zarządzającego ruchem klientów przyśpieszy proces załatwiania spraw, szczególnie w wydziale Komunikacji, wyeliminuje sytuacje kryzysowe w relacjach klient - klient oraz klient - urzędnik. Dodatkowo zapewni profesjonalną obsługę, gdzie urzędnik będzie mógł skupić się na realizacji obsługi interesantów, co w opinii mieszkańców jest sprawą niezwykle istotną - argumentował radny.
W odpowiedzi na interpelację Czesław Renkiewicz, prezydent Suwałk przyznał, że nastąpił gwałtowny wzrost ilości spraw i interesantów w Wydziale Komunikacji Urzędu Miejskiego w Suwałkach oraz w organach rejestrujących na terytorium całego kraju. Jest to skutek wprowadzonej z początkiem bieżącego roku ustawy, która zobowiązuje właścicieli pojazdów do zgłaszania zbycia/nabycia pojazdów i rejestracji pojazdów w terminie 30 dni (w czasie epidemii 180 dni) pod rygorem nałożenia kary pieniężnej.
Jak przekazał włodarz, Naczelnik Wydziału Komunikacji przeprowadził rozeznanie funkcjonalności systemów kolejkowych funkcjonujących w innych urzędach w kraju. Istotną kwestią rozpoznania była ocena ryzyka związanego z wprowadzeniem systemu w zakresie możliwości zmniejszenia liczby dziennie rozpatrywanych wniosków wynikających z ograniczeń systemowych czy trudności w obsłudze systemu przez osoby starsze i wykluczone cyfrowo. Uzyskano informację między innymi od organów rejestrujących w Białej Podlaskiej, Łomży, Białymstoku, Szczytnie, Mrągowie. Wydział wystąpił również do firm oferujących systemy kolejkowe o oszacowanie wartości zamówienia w oparciu o przestawioną charakterystykę obiektu i stanowisk oraz preferowane funkcje, na zapytanie odpowiedziało 5 firm oferujących takie systemy.
- Zostanie przeprowadzona analiza przedstawionych funkcjonalności systemów, warunków technicznych wdrożenia rozwiązań informatycznych jak najlepiej pasujących do uwarunkowań funkcjonowania wydziału komunikacji i innych wydziałów w Urzędzie oraz kosztów wdrożenia i obsługi systemów. Przygotowanie analizy pozwoli na określenie możliwości technicznych, kosztów, sposobu wyłonienia wykonawców i możliwego terminu wdrożenia rozwiązań informatycznych, uwarunkowanych również możliwościami budżetowymi. Zgłoszona interpelacja Pana Radnego w zakresie uruchomienia systemu kolejkowego jest zbieżna z uprzednio podjętymi działaniami organizacyjnymi i potwierdza potrzebę wprowadzenia planowanych rozwiązań - czytamy w odpowiedzi do interpelacji.
Nie będzie natomiast stanowisk wyposażonych w interkomy. - Z informacji uzyskanych od naczelników wydziałów i osób bezpośrednio obsługujących petentów nie ma potrzeby stosowania interkomów. Wniosków takich i uwag w zakresie trudności komunikacji głosowej nie zgłaszali również petenci urzędu - przekazał prezydent.
