Zlecenia w mailach, grafik kierowców w arkuszu, faktury w innym programie, a o tym, gdzie jest ciężarówka, dowiadujesz się, dzwoniąc do kierowcy. Znajome? W wielu małych i średnich firmach transportowych flota rośnie szybciej niż system, w którym się nią zarządza. Dopóki aut jest pięć, wszystko trzyma się na pamięci szefa i dyspozytora. Przy piętnastu zaczynają się pomyłki, a przy trzydziestu każda drobna wpadka kosztuje realne pieniądze. Uporządkowanie tego chaosu nie wymaga rewolucji. Wystarczy kilka dobrze ułożonych kroków.
Zacznij od zebrania wszystkiego w jednym miejscu
Pierwszy krok to uzmysłowienie sobie, ile informacji krąży po firmie osobnymi kanałami. Zlecenia od klientów, dane pojazdów i naczep, terminy przeglądów i ubezpieczeń, dokumenty kierowców, rozliczenia czasu pracy, faktury. Gdy każda z tych rzeczy żyje w innym pliku, dyspozytor traci godziny na szukanie, a właściciel nie ma jednego obrazu sytuacji.
Rozwiązaniem jest centralna baza, najlepiej w postaci systemu klasy TMS, czyli Transportation Management System. Przykładem takiego narzędzia jest https://atrom.com.pl/oprogramowanie/autosattms/, które łączy zlecenia, flotę, kierowców i fakturowanie w jednym miejscu. Taki system przyjmuje zamówienia wraz ze specyfikacją towaru, pilnuje bazy kontrahentów, pojazdów i naczep, a faktury można wysyłać do KSeF ręcznie lub automatycznie.
Przejrzyj, co dziś zabiera czas
Zanim wybierzesz narzędzie, spędź tydzień na obserwacji. Zapisuj, ile razy dyspozytor dzwoni do kierowców z pytaniem, gdzie są, ile czasu schodzi na wystawienie jednej faktury, ile zleceń wymaga poprawek i dlaczego. Taka lista pokazuje, które problemy są najdroższe, i pozwala wybrać system pod konkretne potrzeby, a nie pod ogólny katalog funkcji. Często okazuje się, że 80 procent zamieszania pochodzi z dwóch, trzech procesów.
Zadbaj o aktualne dokumenty i terminy
Przeterminowane badanie techniczne, wygasła polisa albo licencja, której termin przeoczono, mogą unieruchomić pojazd i narazić firmę na kary. Dobrze, jeśli system sam przypomina o zbliżających się terminach. Jeśli nie, zacznij od prostego kalendarza z alarmami na miesiąc i na tydzień przed końcem ważności. Najważniejsze jest, żeby ktoś odpowiadał za jego prowadzenie, a nie liczyć, że kierowcy będą pamiętać o wszystkim.
Wiedz, gdzie są pojazdy
Lokalizacja w czasie rzeczywistym to dziś podstawa. Pozwala odpowiedzieć klientowi, kiedy towar dotrze, zaplanować kolejny kurs bez dzwonienia i zareagować, gdy pojazd stoi tam, gdzie nie powinien. Historia tras i postojów ułatwia rozliczanie kursów i wyjaśnianie reklamacji, a alarmy zdarzeń pozwalają szybko wychwycić nietypowe sytuacje. Wiele rozwiązań działa także na telefonie, więc właściciel może zerknąć na flotę, nie siadając do komputera.
Uporządkuj rozliczanie kierowców
Czas pracy kierowców to temat, który potrafi spędzać sen z powiek: przepisy, wynagrodzenia, dodatki, diety. Automatyczne zbieranie danych i generowanie rozliczeń znacznie skraca czas pracy biura i ogranicza błędy. Kierowca widzi, za co dostaje pieniądze, a firma ma dokumentację na wypadek kontroli.
Pilnuj naczep i ładunku
W firmach, które pracują z naczepami, kłopot sprawia nie tylko pojazd, ale też to, gdzie jest naczepa i z którym ciągnikiem jeździ. Systemy identyfikacji naczep pokazują, która jednostka jest aktualnie połączona z którym zestawem, i gdzie stoi. To oszczędza czas przy planowaniu, a przy kradzieży lub zagubieniu pozwala szybko zareagować.
Kontroluj paliwo
Paliwo bywa największym kosztem eksploatacyjnym. Odczyt danych z magistrali CAN i czujniki w zbiornikach pozwalają porównać zużycie z normą, wykryć nieprawidłowości i zobaczyć, który pojazd lub styl jazdy generuje największe koszty. Sam fakt, że kierowcy wiedzą o kontroli, często obniża spalanie.
Komunikacja z kierowcą
Dyspozytor i kierowca powinni mieć prosty sposób wymiany informacji: nowe zlecenie, zmiana miejsca rozładunku, godzina okna dostawy. Dzisiaj sprawdza się komunikator zintegrowany z systemem, który zapisuje wiadomości i pozwala wracać do ustaleń. Telefon na prywatnym komunikatorze działa, dopóki nie dojdzie do sporu o to, kto co powiedział.
Wprowadź zasady i trzymaj się ich
Nawet najlepsze narzędzie nie pomoże, jeśli nie ma jasnych reguł: kto tworzy zlecenie, kto je zatwierdza, kto kontaktuje się z klientem, kto odpowiada za dokumenty. Spisz proste procedury i omów je z zespołem. Zmiany wprowadzaj etapami, żeby ludzie zdążyli się oswoić.
Mierz to, co się liczy
Wybierz kilka wskaźników, które pokażą, czy porządkowanie działa: terminowość dostaw, koszt kilometra, wykorzystanie pojazdów, czas przestojów, liczba reklamacji. Przeglądaj je co miesiąc i reaguj. Dane z systemu przydadzą się też w rozmowie z klientami o stawkach.
Wybór dostawcy
Szukając rozwiązania, zwróć uwagę, czy producent oferuje zarówno urządzenia, jak i oprogramowanie, jak wygląda wdrożenie i szkolenie oraz jak szybko reaguje serwis. Dobrze zapytać o referencje z firm podobnej wielkości i o to, jak wygląda przejście z dotychczasowych arkuszy do nowego systemu: czy da się zaimportować bazę kontrahentów i pojazdów, czy trzeba wpisywać wszystko od zera. Jednym z polskich producentów systemów telematycznych jest https://atrom.com.pl/, który od lat zajmuje się monitoringiem GPS i zarządzaniem flotą. Zanim zdecydujesz, poproś o demonstrację na własnych danych.
Warto pamiętać, że wdrożenie systemu to także zmiana nawyków. Pierwsze tygodnie bywają trudne, bo ludzie przyzwyczajeni do papierów muszą nauczyć się nowych ekranów. Dobrze wyznaczyć jedną osobę, która będzie liderem zmiany i pierwszym kontaktem dla kolegów.
Porządek we flocie nie pojawia się z dnia na dzień, ale pierwsze efekty widać szybko: mniej telefonów, mniej błędów, więcej czasu na rozwój firmy.
Artykuł sponsorowany
