Prowadzenie firmy stanowi duże wyzwanie. Oprócz kluczowych zagadnień związanych z jej głównym obszarem działalności trzeba mieć również na uwadze takie kwestie jak prawidłowa obsługa dokumentacji. Czas przechowywania akt regulują szczegółowe przepisy prawa. Jeśli przedsiębiorstwo osiągnie sukces rynkowy ich archiwizacja może wymagać bardziej systematycznego podejścia. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z profesjonalnych usług. Porządkowanie dokumentacji oraz przechowywanie jej poza siedzibą firmy pomaga skutecznie zoptymalizować działalność firmy.
Na czym polega archiwizacja akt?
Profesjonalna archiwizacja dokumentów przebiega w kilku etapach. Na początku akta klasyfikowane są do kategorii A lub B. Ich opracowanie polega na przyporządkowaniu do określonej grupy rzeczowej. Następnie dokumenty są porządkowe chronologicznie i tematycznie oraz chowane do pudeł, segregatorów lub teczek. Oznaczanie akt odbywa się poprzez umieszczenie na wierzchniej stronie nazwy instytucji i komórki, znaku i tytułu akt lub odtworzenie tytułu teczek zgodnie z zawartością aktową. Konieczne jest również nadanie terminu przechowywania dokumentów oraz wytypowanie tych, które powinny zostać zutylizowane. Dokumenty niszczone są zgodnie z normą DIN 66399. W razie potrzeby możliwa jest ponadto utylizacja elektronicznych nośników danych. Ostatnim krokiem, którego wymaga archiwizacja akt jest nadanie im topografii w archiwum klienta oraz udzielenie zleceniodawcy wszystkich niezbędnych informacji dotyczących lokalizacji dokumentów. Dzięki temu również nieprzygotowane osoby zatrudnione w firmie bez trudu poradzą sobie z odnalezieniem istotnych dla siebie informacji, jeśli tylko zajdzie potrzeba.
Dlaczego warto zdecydować się na archiwizację dokumentów?
Profesjonalne usługi archiwizacyjne mają wiele zalet. Ich zamówienie pozwala na zmniejszenie kosztów nawet o 30%. Dzięki dokładnemu uporządkowaniu akt możliwe jest ponadto zaoszczędzenie sporej ilości miejsca. Zespół archiwistów składa się z osób, które ukończyły specjalistyczne kursy kancelaryjno-archiwalne I i II stopnia. Ich praca nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Specjaliści mogą Państwu pomóc w porządkowaniu akt, ale również ich skanowaniu, co umożliwia stworzenie cyfrowych, łatwych do odnalezienia i odtworzenia z dowolnego miejsca kopii informacji. Wszystkie zatrudnione osoby posiadają zaświadczenie o niekaralności oraz zobowiązane są do zachowania tajemnicy, można więc w pełni im zaufać. Archiwizowanie dokumentów odbywa się zgodnie z rozporządzeniem UE ws. ochrony danych osobowych, czyli RODO oraz innymi szczegółowymi przepisami polskiego prawa. W przypadku poufnych informacji, ich przestrzeganie jest bardzo istotne. Warto zdecydować się na zamówienie takiej usługi, aby usprawnić działanie swojego biznesu. Archiwizowanie dokumentów w ekoakta.pl przebiega według czytelnych, zrozumiałych dla wszystkich procedur.
Materiał zewnętrzny
Grafika: freepik.com
